Emprea transforma su departamento de Cuentas por Pagar con OnBase + SAP: menos errores, pagos más ágiles y proveedores satisfechos

El reto:


Antes de OnBase, la empresa, una distribuidora de fármacos, administraba facturas, aprobaciones y gastos de viaje de manera manual y en múltiples medios (Excel, correo, SAP, documentos físicos). Esto provocaba:

  • Información descentralizada
  • Errores humanos frecuentes
  • Pagos tardíos y reclamos de proveedores
  • Falta de visibilidad y trazabilidad
  • Incumplimiento fiscal y políticas internas
  • Procesos lentos para toma de decisiones

La solución implementada por Artisoft:

 

Artisoft desplegó una solución integral basada en Hyland OnBase, DIP, Workflow, Report Services, ArchiveLink y portal de proveedores, totalmente integrada con SAP S/4HANA y Humaneland.

Incluyó:

  • Recepción centralizada de facturas a través de portal de proveedores
  • Validación fiscal automática y controles de cumplimiento SAT
  • Comparación automática contra órdenes de compra
  • Workflows inteligentes para aprobación de facturas y gastos de viaje
  • Integración con SAP para consulta, contabilización y visualización de PDF
  • Reglas empresariales para eliminar errores de captura
  • Centralización documental completa con controles por usuario
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Resultados alcanzados

✔ 35% de reducción en tiempos de pago a proveedores
✔ 80% menos errores humanos en validación y montos
✔ Mayor satisfacción del proveedor gracias al portal y confirmación de recepción
✔ Procesos de aprobación más ágiles y con trazabilidad completa
✔ Cumplimiento fiscal y de políticas internas garantizado
✔ Generación de reportes e indicadores para mejorar decisiones
✔ Empleados con herramientas intuitivas que reemplazaron tareas manuales
✔ Proveedores con visibilidad completa del estatus de sus facturas

"Gracias a OnBase, se puede garantizar la tranquilidad del equipo para dar respuesta a los usuarios y clientes.”
Subdirector de Sistemas
Diseñador

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